Eltűnik egy szerződés a közös mappából, vagy elromlik a gép, amelyen a számlázó fut. Ilyenkor rögtön az a kérdés: honnan hozzuk vissza az adatokat, és mikor tudunk újra dolgozni? A biztonsági mentésnek erre kell választ adnia.
A mentést készítő program zöld jelzése azt mutatja, hogy a beállított feladat lefutott. Hogy a cég valóban használni tudja-e a mentett adatokat, azt egy visszaállítási próba dönti el. Ezen derülhet ki például, hogy a fontos mappa kimaradt a mentésből, vagy a számlázóhoz az adatbázis mellett egy régi beállítás is kellene.
Mi kerül a mentésbe?
Induljon abból, amit a munkatársak naponta használnak: szerződések, ügyféladatok, levelek, számlák, megrendelések. Hol találhatók ezek? A közös meghajtón, egy kolléga laptopján, a szerveren vagy valamelyik felhős szolgáltatásban? A „mindenről készül mentés” válasz helyett ezekre a helyekre kérdezzen rá.
Egy gyakori csapda, hogy a közös mappát mentik, a munkatárs viszont az asztalára teszi az éppen készülő ajánlatot. Ha a gépe tönkremegy, az ajánlat hiányozni fog. Ezt azzal lehet megelőzni, hogy a kollégák tudják, hová kell menteniük a munkájukat, az üzemeltető pedig valóban menti ezeket a mappákat.
Az ügyviteli program külön figyelmet kíván. Az adatai mellett a működéséhez szükséges beállítások, telepítők és hozzáférések is kellenek. A visszaállított adatbázist pedig valakinek ki kell próbálnia, aki naponta dolgozik vele.
Mennyi munkát kellene újra elvégezni?
Ha csak esténként készül mentés, egy délutáni meghibásodás után az aznapi változások elveszhetnek. Egy ajánlatot talán újra tudnak írni. A raktár egész délelőtti mozgásait már jóval nehezebb lenne összeszedni.
Ez alapján lehet eldönteni, milyen sűrűn készüljön mentés. A legfeljebb elfogadható adatvesztést időben fejezik ki; ennek a neve RPO. Ha például legfeljebb egy óra adata veszhet el, olyan mentést kell tervezni, amely ezt a célt teljesíti.
A másik kérdés, hogy a leállás után mennyi időn belül kell újra használni a rendszert. Ez a helyreállítási célidő, az RTO. A két fogalmat a Microsoft fogalomtára is külön magyarázza. A friss mentés mellé működő gép, megfelelő szoftver és hozzáértő ember is kell: ezek megszervezése ugyanúgy beleszámít a helyreállításba.
Mit jelent a teljes, a növekményes és a különbségi mentés?
A teljes mentés a kiválasztott adatok egészéről készít másolatot. Egyszerű alapot ad a visszaállításhoz, viszont több tárhelyet és hosszabb mentési időt igényelhet.
A növekményes, más néven inkrementális mentés az előző mentés óta történt változásokat másolja. Ha vasárnap teljes mentés készült, hétfőn pedig növekményes, a keddi növekményes mentés már csak a hétfő óta megváltozott adatokat tartalmazza. A hagyományos visszaállításhoz a teljes mentés és az utána következő, szükséges növekményes mentések együtt kellenek.
A különbségi, más néven differenciális mentés mindig az utolsó teljes mentéshez képest másolja a változásokat. A keddi mentés így a hétfői változásokat is tartalmazza. A hagyományos visszaállításhoz az utolsó teljes mentés és a kiválasztott különbségi mentés kell.
Ezek az alapmódszerek a Microsoft mentési dokumentációjában is szerepelnek. Egyes mentőszoftverek összevonják az előzményeket, ezért az Önöknél használt program visszaállítási módját külön meg kell ismerni.
A OneDrive-mappa mellé is kell mentés
A szinkronizálás hasznos: ugyanazokat a fájlokat több gépről is eléri. Csakhogy a változásokat is továbbítja. Ha valaki töröl egy közös fájlt, a törlés másoknál is megjelenhet; ezt a OneDrive súgója is leírja.
A lomtár és a korábbi fájlverziók sokszor segítenek. Tudni kell azonban, meddig őrzik meg az adatokat, és milyen esetben tudnak belőlük visszaállítani. A szinkronizált mappa önmagában még nem ad független biztonsági mentést.
A másolat helye is számít. A szerver mellé tett külső lemez ugyanabban a tűzben vagy lopásban odaveszhet, mint az eredeti adat. A szerveren tárolt pillanatfelvétel pedig az eszköz teljes meghibásodásakor nem feltétlenül lesz elérhető.
A 3–2–1 szabály ehhez ad egyszerű kapaszkodót: az eredetivel együtt három példány, kétféle adathordozó, ezek közül egy másik helyszínen. A Veeam útmutatója is ezt az elvet követi. Azt is meg kell nézni, hogy ugyanazzal a hozzáféréssel törölhető-e az összes másolat.
A CISA zsarolóvírusok elleni útmutatója offline, titkosított mentést és rendszeres visszaállítási próbát javasol. Titkosításnál a kulcsra is gondoljanak: azt akkor is el kell érniük, ha az eredeti gép már nem indul el.
Próbáljanak visszahozni egy fájlt és egy működő programot
Kezdjék egy korábbi szerződéssel vagy táblázattal. Állítsák vissza külön mappába, nyissák meg, és nézzék meg, a megfelelő változat került-e elő. A próbához ne írják felül a napi munkában használt fájlt.
Utána jöhet egy fontos alkalmazás. Elkülönített környezetben állítsák helyre a programot és az adatait, majd próbáljanak belépni, megkeresni egy rendelést és elkészíteni egy szokásos kimutatást. Az informatikus mellett az a kolléga is vegyen részt ebben, aki használja a programot. Ő veszi észre, ha a tegnapi megrendelések hiányoznak.
Mérjék meg, mennyi idő telt el a próba kezdetétől a használható rendszerig. Ha a mentés letöltésével fél nap ment el, azt a helyreállítás tervezésekor is figyelembe kell venni. A szerverkarbantartás során végzett nagyobb változtatások után ismételjék meg a próbát.
A végén elég egy rövid feljegyzés: mit hoztak vissza, melyik mentésből, mennyi idő alatt, és ki ellenőrizte az eredményt. A hiányzó jelszó vagy hibás beállítás mellé kerüljön oda az is, ki és mikorra javítja.
Az első kérdés az üzemeltetőhöz
„Mikor próbáltuk ki utoljára a visszaállítást, és mi lett az eredménye?” Erre kérjen konkrét választ. Egy megtalált fájl és egy kipróbált alkalmazás már sokat elmond a mentésről.
Ha a mentéseket szolgáltatóra bízza, az ajánlatban szerepeljen, mely adatokra és milyen ellenőrzésekre fizet elő. Az IWS mentési szolgáltatásánál és havidíjas csomagjainál is kérdezzen rá ezekre a feltételekre. Így a havi díj mellett azt is látja, mire számíthat, ha adatot kell visszahozni.